Lloyds Certiked logo

Deregulering van het kwaliteitssysteem met ISO 9001:2015

Deregulering van het kwaliteitssysteem met ISO 9001:2015

Vanaf het moment dat de eerste contouren van de nieuwe norm ISO 9001 bekend werden, werd er voornamelijk gesproken over wat er allemaal níet meer hoefde van ISO.

Maar wat dan wel? 

Zo werd er niet meer gesproken over preventieve maatregelen, wat op enthousiasme kon rekenen bij kwaliteitsmanagers. Maar toen bleek dat de basis van ISO 9001:2015 bestaat uit risico gebaseerd denken, temperde het enthousiasme. Risico gebaseerd denken is in feite een hulpmiddel voor het bepalen en treffen van preventieve maatregelen.

Een element dat écht niet meer hoeft van ISO 9001:2015, is de verplichting van een kwaliteitshandboek. Een verandering die van grote invloed kan zijn op het werk van zowel de kwaliteitsmanager als dat van de auditor. Beiden kunnen hierdoor een stuk houvast in het werk kwijtraken.

4 handvatten voor verkleining kwaliteitssysteem

In november 2014 verscheen in Kwaliteit in Bedrijf het artikel ‘Deregulering van het kwaliteitssysteem’ van Chantal Juijn-Goossens en Diederik van der Burg. De strekking van dit verhaal is dat veel kwaliteitssystemen die worden aangetroffen door certificeerders te uitgebreid zijn en zoveel informatie bevatten dat ze voorbij gaan aan hun doel: het ondersteunen van een degelijk kwaliteitsbeleid. De omvang van een kwaliteitshandboek staat dan de beheersbaarheid van het kwaliteitssysteem in de weg.

Het artikel geeft kwaliteitsmanagers handvatten hoe je het kwaliteitssysteem verkleint. Vier belangrijke handvatten zijn:

  1. De basis van het kwaliteitssysteem moet duidelijk zijn.
  2. Borging moet in verhouding staan tot de risico’s.
  3. Het menselijke aspect moet niet vergeten worden.
  4. Evalueer! Pas de PDCA-cyclus systematisch toe.

Handboek verdwijnen?

Nu duidelijk is dat in de ISO 9001:2015 norm de verplichting tot het hebben van een kwaliteitshandboek is weggevallen, alsmede de verplichte procedures, kun je denken dat het artikel niet meer actueel is. Want iets wat niet meer verplicht is, hoeft niet te worden gedereguleerd.

Maar niets is minder waar. In de praktijk zien we het kwaliteitshandboek namelijk niet zo maar verdwijnen. Vier goede renenen waarom niet: 

1. Het kwaliteitshandboek heeft jarenlang gediend als een document met relevante informatie op het gebied van kwaliteitszorg. Het vormde het hart van kwaliteitsmanagement. Denk aan de scope van het kwaliteitssysteem (inclusief eventuele uitsluitingen), het kwaliteitsbeleid en alles wat nodig is om de uitvoering van werkzaamheden te ondersteunen.

Dat het handboek nu geen verplichting meer is, wil niet zeggen dat de informatie niet meer relevant en richtinggevend kan zijn. Een kwaliteitshandboek zomaar weggooien is als het kind met het badwater weggooien.

2. De nieuwe norm stelt geen gedocumenteerde procedures meer verplicht. Maar de norm verwacht wel dat er in het kwaliteitssysteem wordt gestuurd op procesresultaten aan de hand van prestatie-indicatoren. Kijk maar naar paragraaf 9.1 van de nieuwe ISO-norm. Hier is duidelijk dat de prestatie-indicatoren (vanzelfsprekend) een verplichte registratie zijn. De prestatie-indicatoren waren in het verleden vaak al opgenomen in het kwaliteitshandboek. Waarom dat veranderen?

3.  Vanuit de ISO 9001:2015 wordt nog een aantal registraties verplicht gesteld. Het aantal verplichte registraties is daarnaast uitgebreid van 19 naar 25. Er zijn geen eisen aan de plaats en de manier of hoe uitgebreid de informatie wordt vastgelegd. De organisatie moet wel zorgen dat vastgelegde informatie te raadplegen blijft, dat informatie die conformiteit bewijst (met bijvoorbeeld klanteisen) en niet gewijzigd kan worden. Ook hier geldt, net als bij de procesresultaten en prestatie-indicatoren, dat het niet verplicht is deze op te nemen in het kwaliteitshandboek maar dat het wel een logische plek is daarvoor.

4. De afgelopen jaren hebben we gemerkt dat het kwaliteitshandboek vaak dan wel vanuit een ISO verplichting is opgesteld maar dat het, toen het er eenmaal was, goed bruikbaar bleek voor de hele organisatie. Kwaliteitszorg en wat het voor de organisatie doet werd met een kwaliteitshandboek concreet gemaakt. Een kwaliteitshandboek maakt processen en procedures voor iedereen inzichtelijk en bruikbaar. 

Hoe informatie vast te leggen?

De verplichte registraties, waaronder de prestatie-indicatoren die op basis van procesresultaten worden gestuurd, moeten ergens vastgelegd worden. Dat geldt ook voor het kwaliteitsbeleid en de scope van het kwaliteitssysteem. Het document waarin dat gebeurt, hoeft dan geen kwaliteitshandboek meer te heten, de kern en inhoud blijft dezelfde.

De inhoud van het artikel ‘Deregulering van het kwaliteitssysteem’ blijft daarmee actueel en relevant. Behoud het kwaliteitshandboek (noem het desnoods anders) en dereguleer uw kwaliteitssysteem op basis van de vier handvatten die in het artikel benoemd zijn. Ons advies: trap niet in de valkuil dat het kwaliteitshandboek de prullenbak in kan, omdat het ‘niet meer hoeft van ISO’. 

 

Auteur: Wouter Verhoof

Kosteloos overstappen bij Certiked

Kosteloos overstappen

U wilt een kwaliteitssysteem dat de professionals in uw organisatie helpt hun werk beter en efficiënter te doen? Dan kiest u voor Certiked, de certificeerder die dat begrijpt en laat zien in de praktijk.

Ons uitgangspunt: kwaliteit draait om uw klanten, uw professionals en uw bedrijfsresultaten. Uw kwaliteitssysteem moet toepasbaar en praktisch zijn. En: bij Certiked kunt u kosteloos overstappen!

Lees meer

Gefaseerd certificeren bij Certiked

Gefaseerd certificeren

Een certificeerbaar kwaliteitssysteem opzetten is voor veel organisaties een heel project. In dat project worden keuzes gemaakt: waar moet zo’n systeem aan voldoen? Wat moet worden vastgelegd? Wanneer is het goed genoeg? Wie moeten erbij betrokken worden? Welke middelen zijn nodig?

Certiked realiseert zich dat ‘een kwaliteitssysteem’ geen alledaagse kost is, en biedt daarom een traject van ‘gefaseerd certificeren’ aan.

Lees meer